第一条 为了提高基本建设档案（以下简称基建档案）工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在工程建设、使用管理、工程维护和改扩建中的作用，根据国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》，制定本办法。
第二条 凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
第三条 基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案完整、准确、系统、安全和有效利用。基建档案工作要纳入到全校基建规划、计划中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要提交整套合格的竣工图的验收同步进行。
第四条 基建主管部门要有一名处级领导分管档案工作，并配备一名兼职档案人员负责学校基本建设项目基建档案的收集、整理、立卷、归档工作，并把其工作纳入岗位职责中。
第五条 归档的基建档案必须对学校当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。
第六条 归档范围：归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、基建预算、概算、决算、器材管理等方面。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的档案，特别是包括竣工图在内的全套图纸。具体范围见《重庆工商大学基本建设类档案归档范围和保管期限表》。
第七条 基建档案的归档流程：
一、形成积累
（一）基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建档案的任务，要做到责任到人。
（二）基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建档案，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案。基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建档案，交学校基建处汇总、整理。上述内容应写入项目合同条款，否则校长办公室不予加盖学校印章。
（三）学校档案部门应随时了解大型基建项目主要的工程进度，督促、指导兼职档案员及工程技术人员做好基建档案的积累工作。
（四）基建处应严格执行基建档案的审签制度，明确职责，把好基建档案形成的质量关。要检查设计、施工单位基建档案的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。
（五）使用基建档案过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。归档的基建档案格式要统一，字迹工整，图像清晰；归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成；归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
（六）工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
（七）学校基建处要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。
二、整理组卷
（一）基建项目结束后，基建处兼职档案员组织本项目形成的基建档案整理组卷工作。
（二）对于基建档案，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、电气施工图、暖通施工图、变更图。
（三）基建档案采用卷皮、卷盒方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放
三、归档验收
（一）学校档案馆工作人员应是工程验收小组成员，会同学校基建处负责基建档案的验收工作。基建项目在验收前，档案馆应对准备归档的基建档案进行预验收，并和基建处共同出具验收证明。
（二）学校基建处对于基建档案负责归档，施工方未完成归档的不予工程决算，不支付尾款。
（三）基建项目在验收后三个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案，并在基建档案归档说明书上签署意见。基建档案移交应填写基建档案移交目录，一式两份，连同案卷经档案馆清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。
第八条 基建档案归档后，在改建、维修中所产生的基建档案，基建处应随时整理，向档案部门补充归档。对已归档的基建档案需要更改时，需要基建处负责人同意，填写更改审查清单。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案。
第九条 档案部门对补充归档的基建档案应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。
第十条 本办法自发布之日起执行。
附件：重庆工商大学基本建设类档案归档范围和保管期限表
序号 |
归档内容 |
保管期限 |
一 |
管理综合 |
|
1 |
上级有关基建工作的文件 |
长期 |
2 |
基建工作规章制度、管理办法、岗位职责 |
长期 |
3 |
基建工作计划、总结、请示、报告及批复 |
永久 |
4 |
基建工作总体规划、简报 |
永久 |
5 |
基建工作统计报表 |
永久 |
6 |
基建工程财务预、决算 |
长期 |
7 |
全校总体规划、设计总体平面图 |
永久 |
二 |
基建综合（前期资料） |
|
1 |
工程正、侧面照片和概况 |
永久 |
2 |
基坑、基础有关照片 |
永久 |
3 |
建设项目可行性研究报告 |
永久 |
4 |
设计任务书、计划任务书 |
永久 |
5 |
工程红线图；拆迁、补偿协议书 |
永久 |
6 |
工程报批图 |
永久 |
7 |
工程建设申请报告 |
永久 |
8 |
工程建设审批文件 |
永久 |
9 |
环保审批文件 |
永久 |
10 |
消防审批文件 |
永久 |
11 |
建筑许可执照 |
永久 |
12 |
施工许可执照 |
永久 |
13 |
规划许可证、规划审批单 |
永久 |
14 |
工程招标、投标文件 |
长期 |
15 |
工程设计资料（合同） |
永久 |
16 |
工程地质勘察资料（合同）；水文、气象、地震等其它基础设计材料 |
永久 |
17 |
施工任务通知书（开工通知） |
长期 |
18 |
承包合同、协议书 |
永久 |
19 |
工程质量证明（质检站） |
永久 |
20 |
工程预算（概算） |
长期 |
21 |
工程结算 |
永久 |
22 |
水、电、气管道分布图 |
永久 |
三 |
基建施工 |
|
1 |
施工图纸会审记录 |
长期 |
2 |
施工组织设计 |
长期 |
3 |
开工报告 |
长期 |
4 |
技术交底、技术核定 |
长期 |
5 |
设计变更 |
永久 |
6 |
钢材合格证、试验报告 |
长期 |
7 |
焊条合格证、焊接试验报告 |
长期 |
8 |
水泥合格证、试验报告 |
长期 |
9 |
砌材合格证、试验报告 |
长期 |
10 |
构件合格证 |
长期 |
11 |
防水材料合格证、试验报告 |
长期 |
12 |
水电设备、材料合格证、功能试验报告 |
长期 |
13 |
混凝土试块试验报告 |
长期 |
14 |
砂浆试块试验报告 |
长期 |
15 |
土壤试验、打桩报告 |
永久 |
16 |
地基验槽记录 |
永久 |
17 |
地基隐蔽工程施工、验收记录 |
永久 |
18 |
各层隐蔽施工、验收记录 |
永久 |
19 |
结构吊装、验收记录 |
永久 |
20 |
分部、分项工程质量评定 |
永久 |
21 |
质量事故、缺陷处理意见 |
永久 |
22 |
定位、沉陷、位移、变形测量结果 |
永久 |
23 |
交工、竣工验收证明 |
永久 |
24 |
施工总结、技术总结 |
永久 |
25 |
施工日记 |
长期 |
26 |
竣工总平面图 |
永久 |
27 |
基础竣工图 |
永久 |
28 |
地下室竣工图 |
永久 |
29 |
建筑竣工图、结构竣工图 |
永久 |
30 |
供水竣工图、供电竣工图 |
永久 |
