第一章 总则
第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，进一步促进档案工作科学化、规范化、标准化和信息化建设，使之为学校高质量发展提供优质服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称学校档案，是指过去和现在学校、校属各单位以及个人从事党的建设、教学、科研、管理、基本建设等方面活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录和原始材料。
第三条 档案工作是维护学校历史面貌的文化事业，是学校重要的基础工作之一，纳入学校发展的整体规划，做到“三纳入”“四同步”，在人员编制、经费投入、档案库房和管理设施设备等方面予以保障，及时解决工作中的重大问题和困难，推进档案管理工作提档升级。
第四条 学校档案工作坚持党管档案、依法管档，科学规划、统一领导、单位立卷、集中管理的原则。实行校院（部、处、室）两级管理，各单位负责做好职能职责范围内档案的收集整理保管等工作，业务上受学校档案馆指导和监督，并按要求向档案馆移交应当移交的档案。
第二章 管理体制和职责
第五条 学校档案工作委员会
为加强对档案工作的统一领导，学校成立由校长为主任委员、分管校领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的档案工作委员会，领导全校档案工作。
档案工作委员会每年召开全体委员会议，研究、总结、部署全校档案工作；适时召开工作专题会议，研究问题，协调关系，推动工作。
第六条 学校档案馆
学校设立的档案馆既是学校档案管理工作的职能管理部门，又是永久保存和利用本校档案的专门机构。其主要职责是：
1.贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，履行依法治档职责，规划全校档案工作。
2.组织制订、实施本校关于档案工作的规章制度，指导本校文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并负责监督、检查和指导。
3.负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。应当对学校档案的利用、移交、鉴定、销毁等各种情况进行统计，并按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计表。
4.开展档案的开放和利用工作，建立健全突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机制；负责编制检索工具，加强对档案的研究整理，组织编辑出版档案材料，开发档案信息资源。
5.推动档案信息工作的整体化建设，采用先进科学技术，逐步实现档案管理的数字化、信息化；开展多方面协作，进行档案信息交流。
6.建立和健全全校档案工作网络，负责对全校档案工作人员的业务培训。
7.开展档案学术研究和交流活动，开展档案宣传工作和利用者教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，增强档案意识。
8.做好防火、防盗、防虫等“九防”档案实体的保护和管理工作，最大限度延长档案寿命，确保档案安全；严格落实保密工作，及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作。
9.完成学校领导、档案工作委员会及上级业务主管部门交办的其他任务。
第七条 各单位档案工作领导小组
全校各单位成立档案工作领导小组，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并明确 1-2 名档案员。其主要职责是：
1.负责建立和完善本单位的档案工作制度，制订工作计划并组织实施；在本单位每年至少研究一次档案工作。
2.负责本单位各类文件材料的立卷归档、集中保管和统计工作；坚持平时预立卷，做好存放在本部门的文件材料的收集、分类、组卷、编目、登记、保管、利用、安全和保密等工作；按有关规定把本单位有关档案信息及时录入档案管理系统，及时向档案馆移交档案。
3.负责贯彻执行国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度，主动接受学校档案馆的业务指导和督促、检查，积极参加档案业务培训，不断提高档案工作水平；有条件的单位应设立档案室；完成学校交办的其他任务。
第八条 专门档案管理单位
1.根据上级要求和工作需要，我校干部人事类档案由组织人事部门负责管理，学生类档案由学生工作职能部门负责管理，接受档案馆的业务指导和监督。
2.完成学校交办的其他任务。
第三章 档案的管理
第九条 全部档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第十条 归档范围
实行纸质档案和电子档案双轨并行的立卷归档管理办法。文件材料的归档范围主要是：
1.党群类：学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。
2.行政类：学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料等。
3.干部人事类：个人履历材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团及参加工作时间等材料等。
4.学生类：学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
5.教学类：反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
6.科研类：反映学校科研管理和科研实践活动中形成的文件材料等。
7.基本建设类：反映学校基本建设项目从酝酿、决策到建成使用全过程中形成的、应当归档保存的文件等。
8.仪器设备类：在设备资产采购招标、接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料，各种精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在 10 万元以上）的全套随机技术文件等。
9.产品生产类：学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
10.出版物类：学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书正式出版物及出版发行记录等。
11.外事类：学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理等的材料。
12.财会类：学校在财务管理和会计核算中形成的文件材料等。
13.人物类：对本校发展有重大贡献、重要影响者，在其学术研究、社会事务、日常工作生活中形成的具有保存、利用价值的文件材料。
14.实物类：上级领导、社会各界名流为学校所写的题词、赠送的字画；学校及各院系部门不同时期的印章；学校不同时期的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等；各项活动中获得省部级及以上机构授予的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书等；学校对外交流活动中接受的特定物品、纪念品、礼品；学校通过征集获得的各类物品；其它有保存价值的实物。上述归档的文件材料包括纸质、实物、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第十一条 档案归档
（一）归档要求
1.各单位（部门）或课题组立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统组卷，编排页号或件号，制作文件目录，归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰（声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等），符合最新有关规范和标准的要求，经档案馆检查合格后移交归档。
2.各种载体形式的档案材料（包括个人在职务活动中形成的各种载体的文字材料）属于学校，各单位应当按照规定及时归档，任何单位、个人不得据为己有或者拒绝归档。材料形成涉及二个以上单位的，由主要单位立卷归档，其他部门协助。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档，禁止买卖属于学校所有的档案。
（二）归档时间
1.学校党政管理部门和能按自然年度归档部门的档案，在次年六月底以前归档。
2.教学部门和能按教学年度归档的档案，应在当年十二月以前归档。
3.科研、基建等部门的档案应在项目完成通过鉴定、验收后三个月内归档。
4.财会档案在会计年度结束后，可暂由财务处保管二年，期满的次年六月底前归档。
5.仪器设备类档案应在最终通过验收后的 6 个月内归档；
6.声像类档案（光盘、照片、录音带、录像带等）在文件形成的年终归档，重要的应即时归档；
7.实物类档案（学校各项活动中形成的有纪念意义或有保存价值的物品）应即时归档。
8.上级指定接收的材料应当立即归档。
第十二条 档案接受、移交与维护
1.接受。档案馆负责收集和接收本馆保管范围内对学校和社会有保存价值的不同载体的各类档案。学校鼓励个人，特别是有重大贡献和取得重要成就者在非公务活动中形成的文件材料，以捐赠或代管的方式移交校档案馆，学校给予适当奖励；散落于社会和个人、对学校有重要价值的文件材料，由学校通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。
2.移交。移交接档案材料时必须履行手续，双方应当填写移交清册，一式二份，各执一份备查，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。校内机构撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁。
3.维护。对破损、褪色的档案，应当及时修复或者复制；档案馆应按要求组织对档案的鉴定和销毁工作，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照有关保密的规定并征得学校保密委员会的同意办理，并设专柜、专人保管。
第四章 档案的利用和公布
第十三条 档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。 师生员工都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。
1.借阅。凡需利用馆藏档案者，均应按规定办理审批或利用登记手续。档案查阅一般在阅档室内进行，档案借出须经档案馆负责人审批并办理登记手续，对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经分管档案工作的校领导批准，限期归还。
2.查阅、摘录、复制。对未开放的档案，应当经档案馆负责人批准；涉及未公开的内容的，还应当经档案形成单位或者本人同意，必要时应当报请分管档案工作的校领导审查批准；涉及重大问题或者国家秘密的，还应当经保密工作委员会批准。
3.证明。学校档案馆是学校出具档案证明（仅限档案馆保管范围内的材料）的唯一机构。加盖校档案馆印章的档案复制件与档案原件具有同等效力。
4.收费。档案馆对用于公益目的的档案利用，以及社会组织、个人对其所移交、捐赠档案的利用不收取费用，用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
第十四条 档案的公布，是指首次向全校和社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。
档案馆应当制定开放档案的计划和实施方案，按照国家有关规定依法公布档案，未经学校授权，任何单位和个人不得公布学校档案。未开放的档案，仅供学校内部利用。有下列情形的档案不对外公布：
1.涉及国家秘密的；
2.涉及专利或者技术秘密的；
3.涉及个人隐私的；
4.档案形成单位规定限制利用的。
第五章 档案信息化建设
第十五条 学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划，积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用，并采取措施保障档案信息安全。
第十六条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。 电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。进一步推进传统载体档案数字化，已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。
第十七条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或 者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，可以对重要电子档案进行异地备份保管。
第十八条 档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。积极推动建设数字档案馆，推动档案数字资源共享利用。
第六章 考核、奖励与处罚
第十九条 学校建立档案工作考核制度，每年对各单位的档案工作进行评估、考核，考核结果计入单位年终考核结果。
第二十条 学校对在档案工作中做出显著成绩、重要贡献和表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励，对违反档案法律、法规和学校档案工作制度规定的单位和个人，给予批评，依照国家法律、行政法规和学校有关规定进行处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
第七章 附则
第二十一条 学校授权档案馆在档案工作委员会指导下，牵头组织制定、修订档案管理有关规章制度，并组织实施。
第二十二条 学校之前有关档案管理规定与本办法相抵触 的，一律以本办法为准。2009 年印发的《重庆工商大学档案管理办法》同时废止。
第二十三条 本办法自公布之日起施行，由档案馆负责解释。
