校内各单位、各校庆专项工作组：
建校70周年是我校发展和建设的重要里程碑，围绕校庆工作，学校形成了大量宝贵的文字材料、声像资料和实物，凝聚着全校师生员工的智慧和心血，以及社会各界和新老校友们对学校的深情厚谊，完整的为学校记录了建校70周年校庆重大活动的每时每刻，对传承学校文化与保留转化办学成果，弘扬重工商大精神，讲好中国故事、讲好学校发展故事，促进学校今后的建设与发展有着重要的借鉴和参考价值，值得永久保存。
为切实做好校庆相关资料的收集、整理与归档工作，现就有关事项通知如下：
一、基本原则
各单位、各专项工作组要高度重视校庆材料的收集归档工作，本着对学校历史和未来负责的精神，坚持真实性、原始性、规范性的基本原则，指定专人负责，切实做好校庆资料的收集整理和归档工作，为防散失或损毁，原则上由各专项工作组集中、归纳相关文件，以图文资料、集中成册方式归档（包括相应PDF电子文件），确保有保存价值的各种载体形式的材料收集齐全、完整规范、便于使用。
二、组织分工
根据《重庆工商大学70周年校庆筹备工作方案》（重工商大委〔2020〕74号）要求，本着“谁形成、谁负责、谁归档”的原则，校庆工作办公室（各校庆专门工作小组）、各二级单位均为校庆档案收集归档的责任部门。
1.各校庆专门工作小组牵头单位形成的校庆筹备材料及校庆期间形成的材料统一归口校庆工作办公室归档；
2.各二级单位负责本单位形成的校庆档案归档，其分管校庆工作的领导为校庆档案收集归档工作的责任人，指定专人具体负责校庆档案的收集、整理和移交归档工作。
3．档案馆负责全校校庆档案收集归档业务指导，规范接受各归档部门校庆档案的移交。
三、收集范围
（一）文字材料（纸质+电子）
1.与校庆活动（含筹备）相关的文件材料，如决定、通知、公告、工作方案、工作议程、会议记录、纪要,请示、报告和批复、工作简报、各类总结材料、组织的各项重要校庆活动目录等；
2.庆祝活动的各类方案、会议议程、主持词、领导和代表发言词等；
3.校庆期间举办的各类校庆活动的相关新闻、媒体的宣传报道材料。
（二）声像资料（归档要求见附件）
1.来宾及校友出席、参加校庆活动的照片、声像等电子档案；
2.为迎接校庆及校庆期间制作、录制的声像、画册制品，如宣传片、庆祝活动视频等。
（三）实物
1.贺电、贺信、题词、题名、书画作品、校庆徽标、吉祥物、校庆纪念品、资料袋、校庆文化产品、入场券、工作证、晚会节目单、会场设计、舞台布置图等；
2.各单位举办各类校庆庆祝活动中的签到册、题名录等；
3.各方捐赠给学校的有价值的物品、礼品；
4.校庆期间制作的与校庆各类活动相关的印刷品，如邀请函、海报、明信片、出版物、宣传画册等；
5.校庆期间与校庆各类活动相关的纪念礼品，如徽章、证件、证书、旗帜、T恤衫、纪念品等；
6.各方提供的有关学校历史的各类材料。
（四）其他
1.校庆期间各学院院庆活动中具有历史意义的其他材料；
2.各单位举办的与校庆相关的各类活动的具有历史意义的其他材料；
3.其他与校庆活动有关的资料等。
四、归档、移交要求
（一）归档要求
1．材料收集齐全完整，内容真实客观，数据信息准确详实，声像资料清晰；
2．所有文字材料均应为历史原件，非复印件；图片、音像资料及实物提交时，需同时附相关说明。
（二）移交要求
1.纸质、电子文件双备份。
（1）纸质档案（填写文件类移交目录）；
（2）实物档案（填写实物类移交目录）；
（3）图片类（含活动文字）请整理打印成册（填写实物类移交目录），以画册成品移交。
请各单位务必整理编目，形成档案清单移交。
2.各类纸质、实物档案资料，连同移交清单于2023年7月10日之前移交至校档案馆（商智楼1308室）。
3.各类电子文件档案，于2023年7月10日之前上传至学校档案系统，同时刻盘或拷贝移交档案馆（商智楼1308室）。
4.校庆档案移交后，档案馆组织专门力量对进馆的校庆专题资料进行鉴定、分类、编目，确保校庆专题档案材料归档工作顺利开展。
联系人：周雪玉，联系电话：62769034
校庆工作办公室 档案馆
2023年6月9日
附录
重大活动声像档案归档要求
重大活动声像档案是指在重大活动中直接形成的，具有保存价值的照片、视音频档案。
一、照片的归档要求
1．归档照片的选择
归档的照片能够完整地反映重大活动或重大事件全过程，具有代表性和典型性。以重大活动中的会议照片归档为例，主要包括以下照片：
（1）整个会场全景、中景（需包含会议的标志物，条幅等表明会议属性名称的元素）；
（2）会议主席台全景、中景、特写，重要领导或嘉宾要有特写；
（3）会议主持人主持会议以及每一位发言人特写、中景，中景应包括背板或者ppt等能表现发言内容的元素；
（4）会议主要（中心）环节（如授奖、揭牌）现场的特写、中景；
（5）台下会场全景、中景、特写；
（6）与会领导和嘉宾的合影照等。
如果会后有座谈交流或参观活动，需要包括这些活动场面的全景、中景、领导和嘉宾的交流或参观的特写画面。
2．归档照片文字说明要求
归档照片文字说明包括新闻报道+每张照片的文字说明两部分，每张照片的文字说明通过照片文件的重命名填写事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者六要素，其中重要人物须指出姓名、职务及其在照片中的具体位置，如前排左一，前排右二等等。
一项重大活动的照片填写好文字说明后，置于一个文件夹内，通过对此文件夹重命名填写事由、时间、地点、人物（主要人物）、拍摄者。
二、视音频文件的归档要求
1．归档视音频文件的选择
归档视音频文件包括：
（1）剪辑完成的视音频文件；
（2）视音频素材。
归档的视音频文件要能够完整地反映重大活动或重大事件全过程，所选择的归档视音频素材要具有代表性和典型性。
2．归档视音频文件文字说明的填写
剪辑完成的视音频文件如是单个文件，直接通过重命名填写事由、时间、地点、人物（主要人物）、背景、拍摄（录音）者六要素；如是若干个文件，则将此若干个文件置于同一文件夹内，对此文件夹重命名填写事由、时间、地点、人物（主要人物）、背景、拍摄（录音）者六要素。
一项重大活动的视音频素材置于同一个文件夹内，对此文件夹重命名填写事由、时间、地点、人物（主要人物）、背景、拍摄（录音）者六要素。
